روابط عمومی شورای اسلامی شهر قزوین

 

سرپرست روابط عمومی :

محمد پیله چی

کارشناس روابط عمومی :

مهسا سید قوامی

 

چشم‌انداز روابط عمومی موثر

لازمه بحث در مورد مفهوم "چشم‌انداز روابط عمومی" داشتن شناخت صحیح از روابط عمومی است. وقتی دنیای روابط عمومی و تغییرات تأثیرگذار در این حیطه را بشناسیم بدون شک به ترسیم چشم‌اندازی قابل قبولی در آن خصوص دست خواهیم یافت. به اعتقاد من اکنون زمان آن فرا رسیده که تغییرات به وجود آمده در دنیای بزرگ روابط عمومی را درک کنیم و از آن به عنوان اهرمی رو به جلو استفاده کنیم.

امروز عصر ارتباطات آن هم از نوع ارتباطات آنلاین یا برخط است . این به آن معناست که برقرار کردن ارتباطات حتی از کامپیوترهای محل کار و یا شخصی نیز کوچ کرده و به گوشی‌های موبایل و بعبارتی به دست‌های مخاطب مهاجرت کرده است؛ از همین‌رو باید گفت چشم انداز روابط عمومی برای همیشه تغییر کرده است.

به نظر من چشم‌انداز روابط عمومی‌ها باید بر پایه "تعامل و به اشتراک گذاری عمومی" بنا نهاده شود.

با اندکی رصد و تمرکز در رفتارهای اجتماعی شهروندان درمی‌یابیم که با گسترش راه‌های ارتباطی مانند تلفن همراه و... روابط عمومی در زندگی شخصی شهروندان نیز رخنه کرده و هر یک از آنها می‌توانند جزو ارکان این حوزه محسوب شوند.

به عقیده من روابط عمومی‌ها با کمی دقت‌نظر و خلاقیت می‌توانند با تبدیل تمام یا قسمتی از ارکان جامعه به ارکان روابط عمومی از این فرصت بیشترین بهره را ببرند.

 

البته اعتقاد و اهتمام مدیران رأس نیز در دستیابی به این هدف اهمیت بسزایی دارد اما در کل با توجه به اینکه در نتیجه تغییرات ایجاد شده در جامعه، سبک زندگی‌ها نیز تغییر کرده و امروز هر یک از شهروندان با قرار گرفتن در دنیای آنلاین به عناصر روابط عمومی سیار تبدیل شده‌اند؛  مدیران روابط عمومی‌ها با تکیه بر رویکرد "روابط عمومیِ مردم محور" می‌توانند به شهروندان احساس عضویت در یک خانواده‌ی مشترک اما بزرگ را القا کرده و در توسعه فعالیت‌های خود، تقویت دامنه‌ اطلاع‌رسانی و به‌ویژه افزایش اثرگذاری از آنها کمک بگیرند.

به نظر من می‌توان به افراد جامعه احساس هم خانواده بودن را انتقال داد و با دادن بها به آنها به عنوان اعضای خانواده روابط عمومی بهره لازم را برد.

 

 

نقش ساختار سازمان و تعریف وظایف در حیطه روابط عمومی

مسلما روابط عمومی بر محور تفکر و مشارکت مداری استوار است تا بتواند اثربخشی خود را در طول و عرض سازمان هویدا کند و ضمن انطباق با تحولات، از عهده پاسخگویی به افکار عمومی نیز برآید.

بنابرهمین نکته، سازمان باید در ترسیم جایگاه روابط عمومی دقت نظر لازم را به خرج دهد.

 

اصل اولِ موفقیت روابط عمومیها این است که خاستگاه این رکن؛ در ساختار سازمانی درست تعریف شود.

اصل دوم یا همان برآمدن از عهده وظایف نیز همعرض نکته قبلی است. به این معنا که روابط عمومی زمانی میتواند به وظایف تعریف شده خود به درستی عمل کرده و به آن جامه عمل بپوشاند که ابتدا جایگاهش در چارت سازمان درست تعریف شده باشد.

 

به عبارت دیگر اگر در تعیین جایگاه روابط عمومی کمدقتی صورت گیرد و این رکن در رویه عملکرد خود از اختیارات و آزادی عمل کافی برخوردار نباشد نمیتوان به موفقیت آن چشم امید داشت.

 

بر این اساس شاید بتوان گفت تعیین جایگاه روابط عمومی در ساختار سازمانها با میزان اهمیت روابط عمومی در نگرش مدیریت آن سازمان و حتی سقف دانش و به روز بودن مدیریت کلان؛ رابطه مستقیم داشته باشد.

 

بنده اعتقاد دارم مدیرانی که با اطلاع و هدفمندی به آنچه در جست و جویش هستند اشراف و آگاهی کامل دارند و در حوزه فعالیت خود مقصود نهایی را شناسایی کردهاند، در تعیین جایگاه روابط عمومی کمتر دچار خطا شده و یکی از بالاترین ترازها را در ساختار سازمان خود به روابط عمومی اختصاص میدهند و به همین موازات روابط عمومی در سازمانهای تحت مدیریت افرادِ کمتر آگاه، از پایینترین مرتبهی بها و اهمیت برخوردار میشوند.

اُگر مدیران اعتقاد داشته باشند که حیات سازمان به داشتن یک ارتباط دو سویه درون سازمانی و برون سازمانی بستگی دارد بدونشک در تعیین جایگاه روابط عمومی در ساختار اصلی سازمانها دچار سردرگمی و اشتباه نخواهند شد.

 

 

 

اعتماد متقابل راس سازمان و روابط عمومی در پیشبرد اهداف سازمان

 

روابط عمومی یک اتاق شیشهای است که محتوای آن از هر طرف آن، قابل رویت است پس لازم است مدیریت کلان هر مجموعهای صددرصد به این رکن مهم اعتماد داشته باشند.

 

باید پذیرفت که کلید بسیاری از تعاملات سازمانی در دست روابط عمومی است و با تاکید بر این نکتهی طلایی که "روابط عمومی، هنر و علم اجتماعی است که درون و برون دستگاه را به هم پیوند میدهد" میتوان گفت که اعتماد متقابل این عنصر و مدیریت راس سازمان؛ به عنوان یک اصل میتواند به پیشبرد اهداف کلان سازمان منجر شود.

 

بدیهی است روابط عمومی پیشانی هر سازمان و دست راست مدیریتِ راس در تمام دستگاههاست؛ از همینرو مدیریت بدون اعتماد و تکیه بر این نهاد نمیتواند به پیشبرد و پیشرفت در امور خود بیاندیشد چرا که هیچ پیکر سالمی بدون دست و اجزای اصلی بدن قادر به تحرک اصولی نخواهد بود.

 

 

چالش‌های عمده در روابط عمومی
همه آنهایی که روزگاری در حوزه روابط عمومی فعالیت داشته‌اند با فراز و نشیب این حرفه آشنایی دارند.

یکی از مهم‌ترین مشکلات روابط عمومی در سازمان‌ها مشخص نبودن جایگاه تشکیلاتی این نهاد است.

به عبارت دیگر ادبیات سازمان‌ها نسبت به تعیین جایگاه روابط عمومی در تقسیم‌بندی‌های سازمانی با یکدیگر متفاوت است.

برخی از سازمانها روابط عمومی را دست راست ریاست و یا مدیریت ارشد سازمان می‌دانند و برخی از سازمانها بعنوان یک نهاد مشغول به امور روزمره به آن می‌نگرند که در این خصوص باید نگرش‌ها یکسان سازی شود.

به نظر من چالش های روابط عمومی به‌ویژه در کشور ما شامل ضعف در آموزش، نحوه عمل، نیروی انسانی، وجود نگرش‌های منفی به این حوزه و بعضاً عدم مقبولیت از سوی مدیران فرا دست نیز می‌شود و چالش مهم دیگری که همواره در کمین این حوزه قرار دارد بحث نیروی انسانی است.

متأسفانه تعداد نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوی نیاز دستگاه‌ها نیستند. در طراحی ساختار سازمانیِ روابط عمومی در هر سازمان باید ویژگی های خاص آن سازمان را لحاظ کرد اما نحوه طراحی تشکیلات روابط عمومی در ایران بیانگر ناهمگونی در عنوان های شغلی، واحدهای سازمانی و نحوه نگرش به فعالیت های روابط عمومی است.

یکی دیگر از مشکلات اساسی روابط عمومی روزمره گی و درگیر بودن آن با کارهای عادی و جاری است که مدیران رأسی روابط عمومی باید مراقب باشند که این معضل گرایبانشان را نگیرد چرا که این امر موجب غفلت روابط عمومی از برنامه‌یزی های کلان و استراتژیک خواهد شد.

متأسفانه اغلب روابط عمومی ها با کمبود کارشناس متخصص در علوم ارتباطات مواجه هستند و مشکل دیگر ناآگاهی مدیران ارشد سازمان ها از نقش مؤثر روابط عمومی در اقناع و جلب مشارکت مردم است که این امر مستلزم آموزش های لازم با هدف تغییر نگرش مدیران ارشد است. دلیل اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد آنست که تعداد زیادی از مدیران نگرش مثبتی به نقش مدیریت مبتنی بر روابط عمومی ندارند و آن را واحدی زائد و گاهاً غیر ضرور تلقی می کنند در حالیکه روابط عمومی کانال ارتباطی سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات، پیشنهادات و انتقادات مخاطبان به سازمان است.